Özel CRM yazılımı
Özel CRM yazılımında müşteri, teklif, görev ve satış aşamalarını sizin kurallarınızla izleyen bir sistem kuruyoruz. Satış süreciniz standartsa hazır CRM'i öneriyor, ona sığmadığında eksik kalan parçayı ya da CRM'in tamamını işinize göre yazıyoruz.
Hazır CRM'e sığmayan satış süreçleriİlk görüşme ücretsiz
Kurgusal örnek tasarım
Özel CRM yazılımı nedir?
Özel CRM yazılımı, müşteri, teklif, görev ve satış aşamalarını bir işletmenin kendi kurallarıyla izleyen müşteri ilişkileri yönetimi sistemidir. Standart satış sürecinde hazır CRM (çoğunlukla SaaS modelinde, abonelikle) daha hızlı bir başlangıçtır; satış aşamaları müşteri tipine göre değişiyorsa, teklif sonrası iş CRM dışında sürüyorsa ya da ERP ve muhasebeyle yoğun veri alışverişi gerekiyorsa özel CRM veya hazır CRM'e bağlanan özel modül değerlendirilir.
Özel CRM yazılımı, müşteri, teklif, görev ve satış aşamalarını bir işletmenin kendi kurallarıyla izlemek için yazılan müşteri ilişkileri yönetimi sistemidir. Hazır CRM'de işletme ürünün sunduğu alanlara ve satış aşamalarına uyar; özel CRM'de veri modeli, ekranlar ve yetkiler satış sürecine göre kurulur. Özel CRM, hazır CRM'in yerine ya da yanına yazılabilir: bazen bütün sistem yeniden kurulur, bazen hazır CRM'e bağlanan tek bir modül yeterli olur.
Hazır CRM mi, özel CRM mi?
Piyasadaki hazır CRM'lerin çoğu SaaS modelinde sunulur: yazılım internet üzerinden, kullanıcı ya da paket başına abonelikle kullanılır; bakımı ve güncellemesi sağlayıcıdadır. Standart satış süreci olan işletmeler için bu daha hızlı ve çoğu zaman daha ekonomik bir başlangıçtır. Özel CRM ise süreç hazır ürüne sığmadığında gündeme gelir.
| Ölçüt | Hazır (SaaS) CRM | Özel CRM | Hibrit |
|---|---|---|---|
| Başlangıç | Hesap açılır, ayarlanır, kullanılır | Süreç analizi ve geliştirme gerekir | Hazır CRM hemen, özel modül sonra |
| Alanlar ve satış aşamaları | Ürünün sunduğu kadar | İşletmenin kurallarına göre | Eksik kalan alan ve akış özel yazılır |
| Maliyet yapısı | Kullanıcı ya da paket başına abonelik | Geliştirme, barındırma ve bakım | İkisi birlikte |
| Bakım ve güncelleme | Sağlayıcıda | Geliştiricide ya da işletmede | Paylaşılır |
| Ne zaman doğru? | Satış süreci standartsa | Süreç ürüne sığmıyorsa | Hazır CRM'in büyük kısmı yetiyorsa |
Kullanıcı başına lisans ücretinin artması tek başına özel CRM gerekçesi değildir; özel sistemin de geliştirme, barındırma ve bakım maliyeti vardır. Karar, lisans maliyeti ile sürecin ürüne ne kadar uyduğu birlikte değerlendirilerek verilir.
Hazır CRM hangi durumda yetersiz kalır?
Önce hazır CRM'in ayarları, özel alanları ve API'si denenir; eksik kalan tek bir bağlantıysa bütün CRM'i yeniden yazmak yerine o bağlantıyı kurmak daha doğrudur. Aşağıdaki durumlar kalıcı hale geldiğinde özel CRM ya da özel modül değerlendirilir:
Satış aşamaları değişkense
Fırsatlar ürün, departman ya da müşteri tipine göre farklı aşamalardan ve onaylardan geçiyorsa.
Teklif sonrası iş CRM'in dışındaysa
Sözleşme, teslimat, operasyon ya da yenileme adımları Excel ve mesajlaşma araçlarında sürüyorsa.
Müşteri bilgisi dağınıksa
Görüşme notları, teklifler, belgeler ve görevler farklı araçlarda tutuluyor, müşterinin güncel durumu tek ekranda görülemiyorsa.
Başka sistemlerle yoğun veri alışverişi varsa
ERP, muhasebe ya da e-ticaret sistemiyle müşteri, sipariş ve fatura bilgisinin iki yönlü akması gerekiyorsa.
Görünürlük kuralları ayrıntılıysa
Satış temsilcisinin yalnız kendi bölgesini, yöneticinin bütün ekibi, finansın yalnız teklif ve fatura alanlarını görmesi gerekiyorsa.
Özel CRM'de hangi modüller olur?
Her projeye bütün modüller eklenmez; ilk sürümde satış ekibinin her gün kullandığı kayıtlar ve ekranlar yer alır, gerisi sonraki sürümlere kalır.
Müşteri ve şirket kaydı
İletişim bilgileri, görüşme geçmişi, notlar, belgeler ve sorumlu kişi tek profilde.
Aday ve fırsat takibi
Potansiyel müşterinin kaynağından satışa dönüşmesine kadar geçen aşamalar.
Satış aşamaları (pipeline)
Fırsatların aşama, sorumlu, tarih ve durum bilgisiyle izlenmesi.
Teklif
Ürün ya da hizmet kalemlerinin teklife dönüşmesi, onay durumu ve ilgili belgeler.
Görev ve hatırlatma
Arama, takip ve onay görevlerinin kişiye ve kayda bağlanması.
Rol bazlı erişim
Kullanıcıların kayıtlara görevlerine göre erişmesi.
Raporlama
Satış aşamaları, kullanıcı etkinliği ve işletmeye özel göstergeler tek panelde.
Entegrasyon ve bildirim
Muhasebe, e-ticaret, e-posta ya da takvimle API üzerinden veri alışverişi ve olaylara bağlı otomatik bildirimler.
Eski CRM'den ya da Excel'den veri nasıl taşınır?
Veri taşıma, eski sistemden dışa aktarılan kayıtların yeni veri modeline eşlenmesiyle başlar: hangi alan nereye gidecek, müşteri ile şirket, fırsat ve teklif arasındaki ilişkiler nasıl kurulacak. Ardından tekrar eden kayıtlar birleştirilir, eksik ya da bozuk alanlar temizlenir ve aktarım önce küçük bir örnek veriyle denenir. Excel'de tutulan müşteri listelerinde en sık sorun, aynı müşterinin farklı yazımlarla birden fazla satırda bulunmasıdır; bu temizlik aktarımdan önce yapılmazsa yeni sisteme de taşınır.
CRM'i SaaS olarak kurmak: birden çok şirkete sunulan CRM
Bazı işletmeler CRM'i yalnız kendi ekibi için değil, kendi müşterilerine abonelikle sunacakları bir ürün olarak ister. Bu durumda yazılım çok kiracılı (multi-tenant) kurulur: her müşteri şirket yalnız kendi verisini görür, kendi kullanıcılarını yönetir ve aboneliğine göre özelliklere erişir. Veri ayrımı ve müşteri başına yetkilendirme baştan tasarlanmazsa sonradan eklemek pahalıdır.
ikas App Store'da yayında olan uygulamalarımız bu yapıda çalışıyor: her mağaza uygulamayı kendi hesabıyla yetkilendiriyor ve verisi diğer mağazalardan ayrı tutuluyor. SaaS ürününün genel kurgusunu ve kullandığımız teknolojileri özel yazılım geliştirme sayfasında anlattık.
Özel CRM geliştirme süreci
Bugünkü satış sürecini çıkarırız
Aday nereden geliyor, teklif nasıl hazırlanıyor, müşteri bilgisi bugün hangi araçlarda tutuluyor.
Veri modelini ve yetkileri yazarız
Müşteri, şirket, fırsat, teklif, görev ve kullanıcı kayıtlarının ilişkisi; kimin neyi görüp düzenleyebileceği.
Kritik ekranları tasarlarız
Müşteri detayı, satış aşamaları, teklif ve görev ekranlarının akışı kodlamadan önce prototipte netleşir; kapsamlı arayüz işi UI/UX tasarım olarak ele alınır.
Modül modül geliştiririz
Her modül test ortamında denenir, belirli aşamalarda önizleme paylaşılır.
Veriyi taşır, gerçek senaryolarla test ederiz
Yeni müşteri, fırsat ilerletme, teklif hazırlama, görev atama ve yetki senaryoları kontrol edilir.
Yayına alırız
Kullanıcı hesapları ve erişimler hazırlanır, ilk dönem birlikte izlenir; yeni modüller ayrı kapsam olarak planlanır.
Satış süreciniz için doğru kapsamı birlikte netleştirelim.
İlk görüşme online ve ücretsiz. Formu doldurabilir ya da WhatsApp'tan yazabilirsiniz.
CRM'de kişisel veriler
CRM, kişisel verinin en yoğun tutulduğu sistemlerden biridir: ad, telefon, e-posta ve görüşme notları aynı kayıtta durur. Hangi bilginin neden tutulduğu, kimlerin erişebildiği ve ne kadar saklanacağı baştan belirlenir; rol bazlı erişim ve işlem kaydı yazılım tarafındaki temel önlemlerdir. Hukuki yükümlülükler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu kaynakları esas alınır.
Satış süreciniz için hazır CRM'in mi, özel bir modülün mü yoksa yeni bir sistemin mi gerektiğini konuşmak isterseniz proje bilgilerini paylaşabilirsiniz.
Özel CRM yazılımı hakkında sık sorulanlar
Kaynaklar
Projeniz için hangi kapsam gerekir?
ikas, Shopify ve özel yazılım projelerini net brief, ölçülebilir hedef ve teknik yol haritasıyla planlıyoruz.