ikas stok takibi ve kritik stok uyarısı nasıl kurulur?

Stok takibi çoğu mağazada "ürün bitti mi bitmedi mi" sorusuna indirgeniyor. Oysa asıl kayıp, ürün bittiği gün değil, bitmeye başladığı gün oluşuyor. Bu yazıda ikas panelinde stoğun nasıl kurgulandığını, kritik stok uyarısını nasıl kuracağını ve eşiği hangi girdilerle hesaplayacağını anlatıyoruz. Panel yolları ve alan adları ikas'ın kendi destek belgelerinden doğrulanmıştır.

ikas'ta stok takibi nasıl yapılır?

ikas'ta stok, ürünün kendisinde değil varyantında tutulur. Basit bir üründe bile arka planda tek bir varyant vardır ve adet o varyanta yazılır. Ürün kartının envanter bölümünde çalıştığın alanlar şunlar:

• SKU (Stok Kodu): Ürünün stok ve depo takibi için kullanılan koddur. Zorunlu değildir, ancak pazaryeri entegrasyonlarında ürün eşleşmesi için kullanılabilir.
• Barkod: Bu alan da zorunlu değildir, fakat çoğu entegrasyonda ürün eşleşmesi barkod üzerinden yapılır.
• Stok ve Lokasyon: Ürünün stok miktarını ve hangi stok lokasyonunda bulunduğunu belirtmeni sağlar.
• Stoğu tükenince satmaya devam et: Bu seçeneği işaretlersen stok miktarı sıfıra inse bile ürün stokta yok görünmeden satışa devam eder.

Alan adlarının tamamı ikas'ın ürün oluşturma belgesinde geçiyor. Varyantlı üründe her varyantın kendi stoğu, kendi SKU'su ve kendi barkodu olur. Bu ayrım önemli, çünkü "S beden bitti" ile "ürün bitti" aynı şey değil. Varyant bazlı takip kurulmadığında beden veya renk kırılımında sessiz kayıplar birikir.

Yeni bir mağaza kurarken ilk baktığımız şey SKU disiplini oluyor. SKU'lar tutarsızsa toplu güncelleme de pazaryeri senkronu da yanlış varyanta yazar. Bir ürün tipi için tek bir kodlama mantığı belirle ve o mantıktan sapma.

ikas'ta kritik stok uyarısı nasıl kurulur?

ikas'ta bu iş için hazır bir otomasyon var: Düşük Stok Uyarısı. Stok belirlediğin adedin altına indiğinde mağaza ekibine e-posta gönderir; temel bir kritik stok uyarısı için uygulama kurman ya da kod yazman gerekmez. Kurulum şöyle:

1. Satış Kanalları > [kullandığın satış kanalı] > Otomasyonlar alanına git, Düşük Stok Uyarısı satırındaki Aktive Et düğmesine bas.
2. Ürün Filtreleri bölümünde kapsamı seç: tüm ürünler ya da marka, kategori, ürün veya etiket filtresiyle belirli bir ürün grubu.
3. Düşük Stok Bildirim Sınırı alanına adedi yaz. Örneğin 10 yazarsan stoğu 10'un altına inen ürün için e-posta gider.
4. Uyarının gideceği e-posta adreslerini ekle; stoktan sorumlu kişiyi ve satın almayı yapan kişiyi birlikte yaz.

Eşik ürün kartında değil, otomasyonun içinde tanımlanır. Tek bir eşik bütün kataloğa uymaz: hızlı satan ürün 10 adette birkaç günde biter, yavaş satan ürün aylarca 10'da kalır. ikas'ın belgesine göre otomasyon tüm ürünler için ya da belirli bir ürün grubu için ayrı bir kurgu olarak kurulabiliyor; hızlı satan ürünleri bir etiketle ayırıp kurguyu o etikete göre kurmak, eşiği en kritik ürünlere göre ayarlamayı kolaylaştırır. Birden fazla kurguyu farklı eşiklerle aynı anda çalıştırıp çalıştıramadığını panelde kontrol et (Düşük Stok Uyarısı Otomasyonu). Eşiği hangi girdilerle hesaplayacağını bir sonraki bölümde anlatıyoruz.

Kritik stok ne demek, kritik stok seviyesi nasıl hesaplanır?

Kritik stok, ürünün "artık sipariş ver" dediği seviyedir. Sıfır değildir, sıfıra giden yolda çizilmiş bir çizgidir. Doğru kurulmuş bir eşik, ürün bitmeden önce seni uyarır ve tedarik süresini stoktan karşılayacak kadar zaman bırakır.

Eşiği hesaplarken üç girdi kullanıyoruz. Kaba mantık şu: kritik eşik = (günlük ortalama satış x tedarik süresi) + emniyet payı. Formül basit, zor olan girdileri dürüst doldurmak.

Her ürüne aynı eşiği yazmak en yaygın hata. Ciro ağırlığı yüksek az sayıdaki ürünle kuyruktaki yüzlerce ürün aynı hassasiyeti hak etmiyor. Ciro sıralamasını çıkar, üstteki ürünlere geniş emniyet payı ver, alttakilere daha dar bir eşik yeter. Sezonluk ürünlerde ise geçen yılın aynı dönemine bakmadan ortalama almak yanıltıcı olur.

Stok bitince ürün mağazada nasıl görünür?

Ürünün stoksuz kaldığında nasıl davranacağını üç ayar birlikte belirler.

1. Satış devam etsin mi? "Stoğu tükenince satmaya devam et" kapalıysa ürün stokta yok durumuna geçer. Açıksa ön sipariş mantığıyla satmaya devam edersin.
2. Lokasyon satış kanalına atandı mı? Bir lokasyonda stok olması tek başına yetmez. Lokasyon ilgili satış kanalına eklenmediğinde ürünler sitende "Stokta Yok" görünür.
3. Tekrar Stokta otomasyonu açık mı? Bu otomasyonu Satış Kanalları > ilgili kanal > Otomasyonlar alanından Aktive Et butonuyla açarsın. Açtığında stoğu biten ürün sayfalarında "Sepete Ekle" butonunun yerini "Stoğa Gelince Haber Ver" alır, stok yenilendiğinde müşteriye e-posta gider. Otomasyonun çalışması için tema ayarlarındaki "Is Active Back In Stock Reminder" seçeneğinin de açık olması gerekir.

Detaylar ikas'ın Tekrar Stokta Otomasyonu belgesinde. Varyantlı üründe tükenen seçeneği tamamen gizlemek yerine görünür ama satın alınamaz bırakmak da bir seçenek; Tarzım Süper'de tükenen bedenleri böyle gösterdik, müşteri o bedenin mağazada olduğunu görmeye devam ediyor. Bu butonun ve stok bilgisinin ürün sayfasındaki yerini ikas ürün sayfası rehberinde anlattık.

Bekleme talebini yeniden sipariş sinyali olarak kullan

Tekrar Stokta otomasyonu yalnız müşteriye ürün yeniden geldiğinde bildirim göndermek için kullanılmaz. Resmi dokümanda yer alan En Çok Beklenen Ürünler bölümü, hangi stokta olmayan ürünlere daha fazla bildirim talebi bırakıldığını görmeye yardımcı olur. Bu veri doğrudan satış adedi değildir, ancak stoğu tükenen ürünlere yönelik mevcut talebi karşılaştırmak için ek bir sinyal sağlar.

Bir ürün hem hızlı tükeniyor hem de tekrar stok bildirimi için yoğun talep alıyorsa tedarik planında daha yakından izlenebilir. Buna karşılık az satan ve bekleme talebi de düşük olan bir ürün için aynı emniyet stoğunu tutmak gerekmeyebilir.

Stok lokasyonu, depo ve transferler nasıl yönetilir?

Stok lokasyonu, ürünün fiziksel olarak nerede durduğunu tanımlar. Panelde Ayarlar > Stok Lokasyonları yolundan yönetilir. Yeni bir depo veya mağaza eklerken Stok Lokasyonu Ekle butonuna basar, ad, telefon, ülke, adres, posta kodu ve şehir bilgilerini doldurursun.

Burada atlanan adım neredeyse her zaman aynı. Lokasyonu oluşturmak yetmez, o lokasyonu Satış Kanalları > ilgili kanal > Kargo Ayarları alanında Stok Lokasyonlarını Düzenle butonuyla kanala eklemen gerekir. ikas bunu Stok Lokasyonları belgesinde açıkça uyarı olarak yazmış: atama yapılmadığı takdirde yeni lokasyona stok girsen bile ürünlerin web sitende "Stokta Yok" görünür. Depoya mal giren ama sitede hâlâ tükenmiş görünen ürün şikayetlerinin büyük kısmı bu tek ayardan çıkıyor.

Depolar arası hareket için Transferler var. Ürünler > Transferler alanında transfer oluştururken İrsaliye No, Çıkış Şubesi ve Giriş Şubesi bilgilerini girer, ürünleri arayarak veya barkod okutarak eklersin. Karşı taraf Mal Kabul ekranında ürünleri kabul veya ret eder, kabul edilenler hedef lokasyona otomatik eklenir. Süreç Transferler belgesinde adım adım anlatılıyor. Sipariş hazırlandıktan sonra stok ve kargo tarafındaki operasyonun nasıl ilerlediğini ikas sipariş yönetimi ve kargo etiketi rehberinde ayrıca görebilirsin.

Lokasyon değiştirdikten sonra stoklar neden sıfır görünür?

Depo değiştirirken en sık yaşanan sorun bu: yeni lokasyon açılır, stok oraya girilir, ama satış kanalı hâlâ eski lokasyona bakar. Lokasyon satış kanalına eklenmediyse o lokasyona stok girilse bile ürünler sitede Stokta Yok görünür. Lokasyonu değiştirmeden önce sırayı şöyle kur:

1. Yeni lokasyonu Ayarlar > Stok Lokasyonları alanında oluştur.
2. Satış Kanalları > [satış kanalın] > Kargo Ayarları ekranındaki Stok Lokasyonlarını Düzenle ile yeni lokasyonu kanala ekle.
3. Stoğu Transferler ekranıyla yeni lokasyona taşı.
4. Pazaryeri entegrasyonların varsa onların ayarındaki stok lokasyonlarını da güncelle; pazaryerine giden stok oradaki seçimden hesaplanır.
5. Eski lokasyonu en son kaldır.

Toplu stok güncelleme ve stok geçmişi nasıl işler?

Yüzlerce ürünün stoğunu tek tek düzeltmek sürdürülebilir değil. ikas'ta toplu güncelleme dosya üzerinden yapılır. Ürünler > Ürünler sayfasının sağ üstündeki Dışa Aktar ile mevcut listeyi indirir, dosyada stok sütununu güncellersin, İçe Aktar ile geri yüklersin. Excel ve CSV desteklenir, CSV'de sorun yaşarsan ikas Google E-Tablolar kullanmayı öneriyor.

Bu akışta dikkat etmen gereken üç nokta var. Varyantlı ürünlerde Ürün Grup ID ve Varyant ID sütunlarını değiştirme, çünkü eşleşme onlardan kuruluyor. Çok büyük dosyaları parçala, ikas 20.000 satırlık dosyaların 5.000'lik parçalara bölünmesini öneriyor. Yükleme sonrası hata çıkarsa sistem hatalı satırları dosyanın son sütununda "Hata" başlığıyla geri veriyor, o sütunu okumadan ikinci denemeye geçme. Tüm kurallar toplu ürün yükleme belgesinde.

Stok bir yerde tutmuyorsa geçmişe bakman gerekir. Ürün kartında Kaydet butonunun yanındaki üç nokta simgesinden Stok Hareketleri ekranını açarsın. Bu ekranda hareket türünü (Satış, Transfer, Satın Alma), stok lokasyonunu ve kaynağı, yani hangi satış kanalının veya hangi personelin stoğu değiştirdiğini görürsün. Filtreleme simgesinden hareket türü ve lokasyon bazında daraltabilirsin. Sayım farkı çıktığında ilk baktığımız yer burasıdır. Ayrıntı için stok geçmişi belgesine bakabilirsin.

Günlük takip içinse ürün listesindeki Stok Durumu filtresi işini görür. Stoğu Tükenenler seçeneğiyle biten ürünleri tek ekranda listelersin. Tükenmeye yaklaşanları bu filtre göstermez; onlar için yukarıda anlattığımız Düşük Stok Uyarısı otomasyonunu kur.

Stoksuz kalmanın maliyetini nasıl hesaplarsın?

Stoksuzluğun maliyeti tek kalem değil, üç katman halinde birikir. Kesin rakam çıkarmaya çalışma, büyüklük mertebesi hangi ürüne önce bakacağını seçmene yeter.

• Doğrudan kaçan brüt kâr. Tükenik geçen gün sayısını, o ürünün günlük ortalama satış adediyle ve birim brüt kârıyla çarparsın. Bu, en savunulabilir katmandır.
• Kazanılmış trafiğin israfı. Reklamla veya arama sonuçlarından gelen ziyaretçi stokta yok sayfasına düşer. Trafiğin bedelini ödedin, dönüşümü alamadın. Bu katmanı ürünün aldığı ziyaret sayısıyla mağaza ortalama dönüşüm oranını çarparak yaklaşık ölçebilirsin.
• Kalıcı müşteri kaybı. Müşteri aradığı ürünü başka bir mağazada bulabilir ve bir daha dönmeyebilir. Bunu tam hesaplamak zor, fakat sıfır kabul etmek de yanlış olur.

Ölçmenin en pratik yolu tükenik gün saymak. Her ürün için ay içinde kaç gün stokta yok kaldığını tut, listeyi ciroya göre sırala. Üstteki beş ürünün eşiğini düzelttiğinde kaybın büyük kısmını kapatmış olursun. Stok hareketleri ekranı ve dışa aktardığın ürün listesi bu sayımı yapmak için yeterli veriyi veriyor. Bu sayımı elle tutmak istemiyorsan stoksuz kalan ürünlerin tahmini kaybını ürün bazında hesaplayan uygulamamız da stoksuz geçen günü ve tahmini kaybı tek listede gösteriyor.

Kritik stok uyarısı için ikas'ta hangi seçeneklerin var?

Temel düşük stok bildirimi için ikas'ın hazır Düşük Stok Uyarısı otomasyonu kullanılabilir. Daha özel eşik hesapları, farklı bildirim kanalları veya dış sistemlerle birlikte çalışan stok kuralları gerektiğinde ise ek çözümler devreye girer.

API tarafında stok okuma ve yazma gerektiğinde uygulama mağaza verisini belirlenen kurallara göre kontrol edebilir. Böyle bir yapıda eşik hesaplama, bildirim kanalı ve dış sistem bağlantısı mağazanın iş akışına göre tasarlanır. ikas API ile özel entegrasyonların genel mantığını ikas API ile özel uygulama geliştirme rehberinde ayrıntılı anlattık.

Anlık tepki gereken yapılarda webhook kullanılabilir. Burada yeniden deneme, hata kaydı ve veri tutarlılığı geliştirilen sistemin parçası olmalıdır. Webhook'u tek bildirim kaynağı olarak bırakmak yerine dönemsel kontrolle desteklemek, kaçırılan hareketleri fark etmeyi kolaylaştırır.

Kod yazmak istemiyorsan ikas App Store üzerindeki stok uygulamalarına bak. Hazır otomasyonun bilmediği şey satış hızıdır: adet eşiği, hızlı satan bir ürünün kaç gün sonra biteceğini söylemez. Maliyet bölümünde andığımız uygulamamız aynı zamanda satış hızına göre tükenme gününü hesaplayan bir stok takip uygulaması; eşiği adetin yanında gün olarak da koymanı sağlıyor. Hazır yapı yetmiyorsa ikas özel uygulama geliştirme kapsamında API ve webhook üzerine mağazaya özel akış kurulabilir.

ERP veya ön muhasebe kullanıyorsan uyarıyı orada kurmak genelde daha temiz olur. Tek kural şu: stoğun tek bir doğru kaynağı olsun. İki sistem birbirine stok yazdığında hangisinin haklı olduğunu kimse bilemez.

Çok kanallı satışta stok tutarlılığı nasıl korunur?

Pazaryeri eklendiği anda stok tek bir sayfa olmaktan çıkar. ikas'ın Trendyol, Hepsiburada ve n11 uygulamalarında stoğu üç ayar yönetir: hangi stok lokasyonlarının gönderileceği, "Stok değişikliklerini gönderme" seçeneği (açıksa ikas'taki stok değişikliği pazaryerine gitmez) ve "İptal ve iade işleminde stok ekleme işlemini devre dışı bırak" seçeneği (açıksa pazaryerindeki iptal ve iade stoğu ikas'a geri eklemez) (Trendyol Entegrasyonu). Bir uyarı daha: Trendyol'la eşleşmiş ürünlerin Trendyol satış kanalını ikas'ta kapatırsan Trendyol'daki stokların sıfırlanır ve ürünler orada satışa kapanır.

Lokasyon seçiminde en az bir lokasyon seçmen gerekir, birden fazla seçersen bu lokasyonların toplam stoğu pazaryerine iletilir. Otomatik eşleşme için barkodların iki platformda aynı olması gerekiyor.

Çok kanallı kurulumlarda üç kuralı takip ediyoruz:

• Barkod disiplini kur. Eşleşme barkod üzerinden yürüdüğü için barkodu boş bırakılan varyant er geç yanlış ürüne stok yazar.
• Pazaryerine açtığın depoyu bilerek seç. Toplam stoğu göndermek hızlı tükenen üründe aşırı satış riski yaratır. Tampon bırakmak istiyorsan pazaryeri için ayrı bir lokasyon açıp oraya kontrollü adet koyabilirsin.
• İade yönünü karara bağla. İptal ve iadede stoğun hangi sisteme yazılacağına baştan karar ver, iki tarafta da açık bırakma.

Mağaza ilk kez kuruluyorsa stok lokasyonları, SKU ve barkod yapısı en başta planlanmalıdır. Bu temel yapı ikas mağaza kurulumu sırasında doğru kurulmadığında ilerleyen aylarda sebebi bulunması zor stok farkları çıkabilir. Entegrasyonun kurulumunu ve diğer ayarlarını ikas Trendyol entegrasyonu rehberinde adım adım anlattık.

Ne zaman yardım almalısın?

Tek depoyla ve birkaç yüz ürünle çalışıyorsan panel ayarları, Düşük Stok Uyarısı otomasyonu ve dosyayla toplu güncelleme çoğu ihtiyacını karşılar. Birden fazla depon, pazaryeri kanalın ve ERP bağlantın varsa stok artık tek başına bir ayar değil, bir süreç haline gelir. API, webhook veya dış sistem bağlantısı gereken yapılarda ikas özel uygulama geliştirme kapsamında stok kurgusu ve entegrasyon akışı ayrıca planlanabilir.

Kaynaklar

• ikas Düşük Stok Uyarısı Otomasyonu
• ikas Stok Lokasyonları
• ikas Transferler
• ikas Dosya ile Toplu Ürün Yükleme
• ikas Stok Geçmişi
• ikas Tekrar Stokta Otomasyonu
• ikas Trendyol Entegrasyonu
• ikas App Store