ikas kargo entegrasyonu nasıl yapılır? Kargo etiketi ve sipariş akışı

Bir mağazanın ilk yüz siparişi elle yönetilebilir. Günde otuz kırk paket çıkmaya başladığında iş değişir. Kargo etiketini nereden bastığın, hangi siparişin hangi statüde olduğu ve pazaryeri siparişlerinin aynı ekranda görünüp görünmediği doğrudan paketleme süresine yansır. Bu yazıda önce kargo entegrasyonunun kurulumunu, sonra ikas'ın sipariş ve etiket akışını panel yollarıyla anlatıyoruz; sonunda da günlük operasyon için kullandığımız sırayı paylaşıyoruz.

ikas'ta kargo entegrasyonu nasıl yapılır?

Önce hangi yoldan gideceğine karar ver. Kargo firmasıyla kendi anlaşman yoksa ikas Kargo en hızlı başlangıç; varsa kendi fiyatınla çalışmak için o firmanın entegrasyonunu kurarsın. İkisi aynı mağazada birlikte de kullanılabilir; etiket basma adımı ikisinde de aynı.

Başlamadan iki ayarı tamamla. Ayarlar > Stok Lokasyonları altında en az bir lokasyon bulunmalı ve adres bilgisi eksiksiz olmalı, çünkü aynı adres iade süreçlerinde geri iade adresi olarak kullanılır. Müşteri telefon numarası da zorunlu alan olmalı; telefon numarası olmadan kargo barkodu oluşturulamaz. Bu ayarı Satış Kanalları > Mağazanız > Müşteri Ayarları altından Telefon Numarası alanını Göster yaparak açarsın (ikas Kargo Anlaşmaları).

ikas hangi kargo şirketleriyle anlaşmalı?

ikas Kargo uygulaması üzerinden Yurtiçi Kargo, Aras Kargo, HepsiJet, DHL ve Kolay Gelsin firmalarıyla ikas'ın anlaşmalı fiyatlarından doğrudan çalışabilirsin. Uygulamayı Uygulama Mağazası içinden Uygulamayı Kur butonuyla kurarsın, sonrasında Uygulamalarım bölümünden erişirsin. Fiyatlar sekmesinde firmaların desi bazlı ücretlerini karşılaştırabilirsin; fiyatlar mesafeye göre değişmez, Türkiye geneli için sabittir. Güncel desteklenen firmalar ve kurulum ayrıntıları ikas Kargo Anlaşmaları dokümanından kontrol edilebilir.

ikas Cüzdan ve desi farkı

ikas Kargo ücretleri ikas Cüzdan bakiyesinden düşülür. Kart bilgilerini kaydedip bakiye azaldığında otomatik yükleme talimatı verebilirsin. Barkod oluşturulduğunda cüzdandan bir ön çekim yapılır, kargo firması gönderiyi teslim alıp desiyi ölçtükten sonra oluşan fark bakiyeden tahsil edilir ya da fazla çekilen tutar bakiyene iade edilir.

Bir noktayı özellikle takip et: kredi kartından çekim başarısız olduğunda işlem Açıkta Kalan İşlem olarak düşer ve açıkta kalan işlemin varken yeni kargo barkodu oluşturulamaz. Sabah paketleme başlarken barkod üretilmiyorsa ilk bakacağın yer burasıdır.

Şubede ve terminalde ne seçilmeli?

• Yurtiçi Kargo: şube gişesinde "Yeni Öder" anlaşmasından ikas Teknoloji AŞ seçilir.
• Aras Kargo: şube terminalinde barkod okutulmadan önce Pazaryerleri > ikas seçilir.
• DHL: şube sisteminde Kampanyalar > ikas Teknoloji A.Ş. seçilir.
• HepsiJet: doğrulanmış stok lokasyonu adresi gerekir, sistem alım için bu adresi kullanır.

Gönderim ayarları

ikas Kargo'da iki gönderim ayarı var. Sıralamaya Göre Kargo Gönder seçildiğinde firmaları sürükle bırakla sıralarsın; sistem barkodu ilk sıradaki firmadan başlayarak, başarılı olana kadar sırayla dener. Her Siparişte Yeniden Kargo Firması Seçilsin seçildiğinde barkod oluştururken firmayı her siparişte sen seçersin. Aynı ekrandaki Sipariş Kargoya Hazıra Alınınca E-Posta Gönderilsin ayarını açarsan müşteriye sipariş kargoya hazırlandığında otomatik bilgilendirme e-postası gider.

Kendi kargo anlaşmanla entegrasyon nasıl kurulur?

Kendi kargo anlaşman varsa ikas Kargo yerine kargo entegrasyonlarını kullanırsın. Entegrasyonlara Uygulamalar > Uygulama Mağazası üzerinden ulaşırsın. Yurt içi tarafta DHL eCommerce, Yurtiçi Kargo ve UPS Kargo uygulamaları bulunur; e-ihracat tarafında Navlungo ve Shipentegra yer alır. Destek makalesi bu noktayı net yazıyor: bu entegrasyonlar ikas'ın kendi kargo anlaşmaları değildir, firmayla kendi anlaşmanı yapman gerekir.

Entegrasyonu kurarken en çok işine yarayacak ayar gönderim koşuludur. Seçenekler şunlardır:

• Tüm Siparişleri Gönder: sipariş kargoya hazır statüsüne geçtiğinde barkod otomatik oluşur.
• Sadece Kargo Bilgisi Olmayan Siparişleri Gönder: barkodu başka bir yerden gelen siparişleri atlar.
• Siparişleri Manuel Gönder: barkodu sen tetiklersin.
• Tüm Siparişleri Gönder ve Otomatik Paketle: gönderim ve paketleme adımını birleştirir.

Kapıda ödeme ile satış yapıyorsan entegrasyon ayarlarındaki "kapıda ödeme siparişler kargo tarafından teslim edildiğinde otomatik olarak Ödeme Alındı olarak işaretlensin" seçeneğini aç. Bu seçenek kapalıyken teslimatı ve tahsilatı kendin takip edip ödemeyi elle onaylaman gerekir. Listede olmayan bir kargo firmasıyla çalışıyorsan API üzerinden kendi bağlantını geliştirmek gerekebilir; bu tür işler ikas özel uygulama geliştirme kapsamında ele alınabilir.

ikas'ta sipariş akışı nasıl ilerler?

Siparişlerin tamamı panelde Siparişler > Siparişler altında toplanır. Bu ekran web siten dahil tüm satış kanallarından gelen siparişleri tek listede gösterir, kargo süreçlerini de aynı yerden yürütürsün. Liste sütunlarını özelleştirebilirsin: kupon kodu, etiketler, ödeme yöntemi, teslimat yöntemi ve müşterinin kaçıncı siparişi olduğu bilgisi listeye eklenebilen alanlar arasında yer alır (ikas destek: Siparişler).

Sipariş yaşam döngüsü iki ayrı statü setiyle ilerler. Bir tarafta lojistik statüsü, diğer tarafta ödeme statüsü vardır. İkisini karıştırmamak önemlidir, çünkü havale ve kapıda ödeme siparişleri panele ödeme alınmadan düşer.

Sipariş detay sayfası bu akışın merkezidir. Kargo barkodunu buradan oluşturur, manuel ödeme yöntemlerini onaylar, iade ve iptali başlatır, stok lokasyonunu ya da müşterinin adresini değiştirirsin. Sayfadaki Zaman Çizelgesi bölümü siparişin oluşturulmasından teslimatına kadarki sistem hareketlerini ve ekip içi notları kronolojik gösterir (ikas destek: Sipariş Detay Sayfası).

ikas kargo etiketi nasıl oluşturulur ve yazdırılır?

Tek bir siparişin etiketini basmak için izlenecek sıra şudur:

1. Sipariş detayında Gönderildi Olarak İşaretle butonunun sağındaki üç nokta butonuna tıkla.
2. ikas Kargo kullanıyorsan ikas Kargo ile Gönder seçeneğiyle barkodu oluştur. Kendi kargo anlaşmaların da aynı menüde görünür.
3. Barkod oluştuktan sonra siparişin içinde görünür hale gelir.
4. Kargo Etiketi Bastır butonuna tıklayarak oluşan barkodu ve sipariş detaylarını yazdır.

Yazıcın yoksa alternatif bir yol var: yalnızca kargo barkod numarasını kargo şirketine söyleyerek gönderini teslim edebilirsin. Küçük hacimli mağazalarda bu yöntem etiket masrafını tamamen ortadan kaldırır.

ikas anlaşmalarını ya da aktif bir kargo entegrasyonunu kullanmıyorsan akış farklıdır. Siparişi kargoya teslim ettikten sonra Gönderildi Olarak İşaretle ile statüyü günceller, Takip Bilgisi Ekle butonuyla kargo takip bilgilerini elle girersin. Teslimat tamamlandığında statüyü kendin Teslim Edildi yaparsın.

İki ürünü ayrı kolilerde göndermek

Bir siparişteki ürünleri ayrı paketlerde göndermen gerekiyorsa paket bölme yapabilirsin. Kargoya Hazır butonuna tıkladığında açılan ekranda, daha sonra çıkacak ürünün Ürün Sayısı alanını 0 olarak güncelle. Kaydettiğinde paket otomatik bölünür ve yeni bir barkod oluşur. Ön siparişli ürün ile stoktaki ürün aynı sepette buluştuğunda en çok kullandığımız özellik budur.

Toplu işlemle yüzlerce siparişi tek seferde nasıl kargolarsın?

Yoğun günlerde tek tek işlem yapmak zaman kaybıdır. Sipariş listesinde soldaki kutucuklarla siparişleri işaretler, en sol üstteki ana kutucukla sayfadaki tüm siparişleri seçersin. Seçim yaptıktan sonra üstte beliren Aksiyonlar menüsü toplu işlemleri açar.

Toplu işlemin verimi filtreyle artar. Arama barında sipariş numarası, müşteri adı, e-posta ya da ürün SKU'su ile arama yapabilirsin. Filtre butonuyla tarih aralığı, sipariş durumu, ödeme durumu ve ödeme yöntemi kriterlerini birleştirirsin. Kurduğun filtreyi kaydedebilirsin, böylece "bugün kargolanacaklar" görünümünü her sabah tek tıkla açarsın. Listeyi sağ üstteki Dışa Aktar butonuyla Excel ya da CSV olarak indirebilirsin.

Termal yazıcı ve sipariş fişi tarafında ne yapabilirsin?

ikas'ta yazdırma işlemi tarayıcının yazdırma penceresinden geçer, yani yazıcı seçimi ve kağıt ayarı tarayıcı tarafında yapılır. Termal yazıcı kullanıyorsan yazdırma penceresinde kenar boşluklarını en aza indir, ölçeği gerçek boyutta bırak ve kağıt boyutunu rulo etiketinin ölçüsüne eşitle. Aksi halde barkod küçülür ve kargo terminalinde okunmaz.

ikas'ın ürün barkod etiketi ekranı termal iş akışının nasıl kurgulandığını iyi gösteriyor. Ürünler > Ürün Barkod Etiketi altında kağıt tipini A4 ya da devamlı olarak seçer, etiket boyutunu belirler, etiket içeriğinde barkod, ürün adı, varyant ve SKU gibi alanlardan hangilerinin basılacağını seçer, yazdırma ayarlarından yazı tipi boyutunu ve kenar boşluklarını ayarlarsın (ikas destek: Ürün Barkod Etiketi). Devamlı kağıt seçeneği rulo etiket kullanan termal yazıcılar için tasarlanmıştır.

Kargo tarafında ise Kargo Etiketi Bastır barkodu ve sipariş detaylarını birlikte yazdırır. Depoda ayrıca barkodlu sipariş fişi ya da paket listesi basmak istiyorsan ikas App Store'daki sipariş yönetimi uygulamalarına bak. Barkodlu sipariş fişi ve termal etiket hazırlayan bir sipariş uygulaması da geliştirdik; çıktıyı A4 ya da termal formatta alabiliyorsun. Deponun akışı hazır uygulamalara uymuyorsa ikas özel uygulama geliştirme kapsamında ayrıca planlanabilir.

ikas kargo etiketi oluşmuyorsa ne kontrol edilmelidir?

Kargo etiketi oluşmadığında önce siparişin sevkiyata uygun durumda olup olmadığını ve ilgili kargo bağlantısının aktif olup olmadığını kontrol etmek gerekir. ikas Kargo kullanılıyorsa stok lokasyonu ve adres bilgileri tamamlanmış olmalı, müşterinin gerekli iletişim bilgileri bulunmalı ve kargo tarafında barkod üretimini engelleyen açık bir işlem olmamalıdır. Siparişin mevcut durumunu sipariş detay sayfasındaki bilgilerden kontrol edebilirsin.

Kendi kargo anlaşmanı kullanıyorsan ilgili entegrasyonun bağlantı bilgileri ve gönderim koşulu ayrıca kontrol edilmelidir. Barkod başka bir sistemde oluşturulmuşsa otomatik yeni barkod üretmek yerine mevcut takip bilgisinin siparişe eklenmesi gerekebilir. Güncel bağlantı seçenekleri için ikas kargo entegrasyonları ve ikas Kargo kullanılıyorsa ikas Kargo Anlaşmaları dokümanları kontrol edilebilir.

ikas kargo etiketi ile ürün barkod etiketi arasındaki fark nedir?

Kargo etiketi ile ürün barkod etiketi aynı şey değildir. Kargo etiketi belirli bir siparişin sevkiyatında kullanılır ve kargo barkodu, gönderi ve sipariş bilgileriyle ilişkilidir. Ürün barkod etiketi ise ürün veya varyantı depo içinde tanımak, raflama ve paketleme sırasında doğru ürünü bulmak için kullanılır.

Ürün barkod etiketi ikas panelinde Ürünler > Ürün Barkod Etiketi alanından hazırlanabilir. Kağıt türü, etiket ölçüsü ve etikette gösterilecek barkod, ürün adı, varyant veya SKU gibi bilgiler seçilebilir. Kargo etiketi ise sipariş ve sevkiyat tarafında oluşturulur. Depoda iki etiket türünü ayrı amaçlarla kullanmak, ürün toplama ile kargoya teslim aşamalarını birbirine karıştırmamayı sağlar.

Pazaryeri siparişleri ikas panelinde nasıl görünür?

Pazaryeri uygulamalarını kurduğunda Trendyol, Hepsiburada ve n11 siparişleri de aynı Siparişler listesine düşer. Listeyi Satış Kanalı filtresiyle pazaryerlerine ayırabilirsin. Hangi siparişin hangi pazaryerine ait olduğunu filtre seçmeden, listede tek bakışta görmek istersen pazaryeri siparişlerini rozetle ayıran bir sipariş uygulaması kullanabilirsin; termal etiket bölümünde andığımız uygulamamız bu işi de yapıyor.

Kargo açısından kritik ayar Siparişleri otomatik onayla seçeneğidir. Bu ayar açıkken pazaryerinden gelen sipariş ikas'ta otomatik olarak Kargoya Hazır statüsüne geçer ve kargo barkodu panele yansır. Kapalıyken siparişi kendin Kargoya Hazır statüsüne alarak aynı işlemi tetiklersin. Start paket kullanıyorsan Trendyol entegrasyonunun doğru çalışması için bu seçeneğin açık olması gerekir. Hepsiburada'da siparişlerin ikas'a anında düşmesi için ayrıca webhook tanımı gerekiyor; bu tanımı Hepsiburada destek kaydıyla yaptırırsın (ikas destek: Hepsiburada Entegrasyonu).

Entegrasyonun kurulumunu, model kodu ve fiyat listesi gibi ayarları ikas Trendyol entegrasyonu rehberinde adım adım anlattık. Pazaryerinde ve kendi sitende aynı stoğu satıyorsan tek ekranda kargolamak kadar stok senkronunu takip etmek de önemlidir. ikas'a geçiş projelerinde ilk haftalarda en çok bu iki başlıkta soru geliyor.

İptal, iade ve değişim süreçleri nasıl işler?

İade kurallarını Satış Kanalları altındaki ilgili satış kanalının Kargo Ayarları bölümünden belirlersin. Buradaki İade Ayarları alanında maksimum iade edilebilir gün sayısını, müşterinin siteden iade talebi açıp açamayacağını ve taleplerin otomatik onaylanıp onaylanmayacağını ayarlarsın. Sürenin sipariş oluşturma tarihinden başladığını unutma; ikas bu yüzden gün sayısını hazırlık süresi, kargo süresi ve sözleşmendeki iade süresinin toplamı olarak girmeni öneriyor. Otomatik onay yalnızca talebi onaylar, ücret iadesi elle yapılır (ikas destek: Kargo Ayarları). Aynı ekrandaki kargo kurallarıyla ücretsiz kargo eşiğini de tanımlarsın.

İade barkodunu otomatik üretmek istiyorsan önce ikas Kargo > Ayarlar içindeki Müşteri İade Kargo Sırası bölümünden iade kargo firmasını aktifleştirirsin. Sonrasında durumu gönderildi ya da teslim edildi olan siparişlerde üç nokta menüsünde İade Sürecini Başlat butonu görünür. İade kargo yöntemi olarak otomatik kargo sürecini seçersen iade barkodu üretilip müşteriye e-posta ile iletilir ve süreç şu statülerle ilerler: müşteriden iade kargo teslimi bekleniyor, iade kargosu gönderildi, iade kargosu teslim alındı. Kargo teslim alındığında İadeyi Değerlendir ekranında kabul edilen ürünleri seçer, istersen Stoğa Ekle ayarını açar ve İade Et ile ödeme iadesini tamamlarsın (ikas destek: İade, Değişim ve İptal Süreçleri).

Değişim ayrı bir menü değildir, sipariş düzenleme üzerinden yürür. Üç nokta menüsünden Düzenle seçip Ürün Ekle ile yeni ürünü eklersin, ek ücret alınmayacaksa Fiyatı Değiştir ile tutarı 0 TL yaparsın. Fiyat farkı varsa aynı alanda farkı girip müşteriden tahsil edersin. İptal ise en basit adımdır: sipariş detayında üç nokta menüsündeki İptal Et ile tamamlanır.

Günlük kargo operasyonu için önerdiğimiz akış

Paketleme süresini kısaltan şey özellik sayısı değil, her gün aynı sırayı izlemektir. Kurduğumuz mağazalarda şu akışı öneriyoruz:

1. Sabah filtreyi aç. Ödeme durumu ödendi ve sipariş durumu hazırlanmayı bekleyen siparişleri filtreleyip bu filtreyi kaydet. Her sabah tek tıkla aynı listeyi açarsın.
2. Havale ve kapıda ödeme siparişlerini ayır. Ödeme bekleniyor statüsündeki siparişleri önce onayla, kargoyu ödeme gelmeden başlatma.
3. Toplu statü güncelle. Paketlenecek siparişleri seçip toplu olarak kargoya hazır işaretle. Entegrasyonun tüm siparişleri gönder ayarındaysa barkodlar bu adımda üretilir.
4. Etiketleri tek seferde bas. Aynı seçimle Kargo Etiketi Bastır komutunu çalıştır, termal yazıcıdan çıkan etiketleri sırayla kolilere yapıştır.
5. Bastıklarını etiketle. Toplu Etiket Ekle ile "Kargo Etiketi Yazdırıldı" gibi bir etiket ata. Gün ortasında yarım kalan işi bu etiketle bulursun.
6. Çok kalemli siparişleri sona bırak. Paket bölme gerektiren siparişleri ayrı işle, akışı bozmasınlar.
7. Gün sonunda kontrol et. Kargoya verilenleri toplu gönderildi işaretle, ikas Kargo tarafında açıkta kalan ya da hatalı barkod var mı diye bak.

Bu sırayı bir kez oturttuğunda günlük kargo işi tek bir filtre ve üç toplu işleme iner. Asıl kazanç da orada başlar.

Ne zaman yardım almalısın?

Panel ayarlarıyla çözülen işleri kendin yapabilirsin, ikas'ın destek makaleleri bu konuda yeterli. Kargo firman ikas'ın listesinde değilse, deponda özel bir toplama akışı varsa ya da pazaryeri siparişleri beklediğin gibi düşmüyorsa iş özel geliştirmeye döner. Böyle bir durumda ikas özel uygulama geliştirme kapsamında entegrasyon ve operasyon ihtiyacı ayrıca planlanabilir. Hazır uygulamaların hangi tür ihtiyaçları karşıladığını anlamak için ikas Uygulama Mağazası rehberini de inceleyebilirsin.

Kaynaklar

• ikas Kargo Anlaşmaları
• ikas Kargo Entegrasyonları
• ikas Siparişler
• ikas Sipariş Detay Sayfası
• ikas Kargo Ayarları
• ikas İade, Değişim ve İptal Süreçleri
• ikas Hepsiburada Entegrasyonu
• ikas Trendyol Entegrasyonu
• ikas Ürün Barkod Etiketi
• ikas App Store